Word ist hervorragend für Briefe, Angebote und längere Texte. Für ein millimetergenaues Drucklayout wurde es jedoch nicht entwickelt. Das bedeutet nicht, dass wir eine Word-Datei grundsätzlich ablehnen – aber sie braucht vor dem Druck besondere Aufmerksamkeit.
Was bei Word-Dateien passieren kann
Word richtet ein Dokument nach dem gewählten Drucker, den installierten Schriften und der verwendeten Programmversion ein. Öffnet eine andere Person die Datei, können sich deshalb Zeilen- und Seitenumbrüche verschieben. Eine fehlende Schrift wird ersetzt, ein Bild rutscht weiter oder eine zusätzliche leere Seite entsteht.
Auch typische Anforderungen der Druckvorstufe lassen sich in Word nur eingeschränkt steuern: ein sauberer Beschnitt, verbindliche Farbräume, Sonderfarben, Überdrucken oder eine kontrollierte PDF-Ausgabe.
Nicht nur das Programm spielt eine Rolle: Auch das Dateiformat entscheidet darüber, ob ein Dokument später noch zuverlässig geöffnet und bearbeitet werden kann. Warum Dateien dadurch eine langfristige Abhängigkeit von bestimmter Software schaffen können, erklären wir im Beitrag „Dateiformate: offen bleiben statt abhängig werden“.
Die häufigsten Stolperstellen
- Zeilen und Seiten verschieben sich
- Schriften werden ersetzt
- Bilder sind zu niedrig aufgelöst
- Farben verändern sich im Druck
- Randlose Flächen haben keinen Beschnitt
- Transparenzen und Effekte werden unerwartet ausgegeben
Wenn Sie mit Word arbeiten müssen
- Seitenformat zuerst festlegen: Stellen Sie das spätere Endformat ein, bevor Sie Text und Bilder platzieren.
- PDF-Drucker frühzeitig auswählen: Wählen Sie bereits vor der Gestaltung einen PDF-Drucker beziehungsweise eine verlässliche PDF-Ausgabe. Ein späterer Druckerwechsel kann den Satz verändern.
- Geeignete Bilder verwenden: Nutzen Sie möglichst hochauflösende Originale und vermeiden Sie Bilder, die aus Webseiten oder Messengern übernommen wurden.
- Effekte sparsam einsetzen: Transparenzen, Schatten, Rahmen und frei schwebende Textfelder können bei der PDF-Ausgabe Schwierigkeiten verursachen.
- Als PDF übergeben: Senden Sie uns nach Möglichkeit nicht nur die offene Word-Datei, sondern zusätzlich das von Ihnen kontrollierte PDF.
Unser Praxistipp: Öffnen Sie das fertige PDF noch einmal unabhängig von Word und kontrollieren Sie jede Seite. Stimmen Umbrüche, Bilder, Sonderzeichen, Seitenzahl und Format? Was im PDF nicht richtig aussieht, wird in der Regel auch nicht richtig gedruckt.
Wann ein Layoutprogramm die bessere Wahl ist
Für Flyer, Broschüren, Falzblätter, Plakate oder mehrseitige Publikationen ist ein professionelles Layoutprogramm die sicherere Grundlage. Es bietet präzise Seitenraster, Beschnitt, Farbmanagement und eine kontrollierte PDF-Ausgabe.
Sie müssen das nicht selbst lösen: Wir prüfen Ihre Ausgangsdaten, zeigen sinnvolle Wege und übernehmen auf Wunsch die druckgerechte Gestaltung oder Aufbereitung.