Eine Datei liegt auf dem eigenen Rechner – trotzdem kann ihre Nutzung dauerhaft von einer bestimmten Software oder einem einzelnen Anbieter abhängen. Besonders bei bearbeitbaren Dokumenten entscheidet deshalb nicht nur das Programm, sondern auch das verwendete Dateiformat über die digitale Unabhängigkeit.
Nicht jede Datei bleibt unabhängig nutzbar
DOCX, XLSX und PPTX sind in der Praxis eng mit Microsoft Office verbunden. Andere Programme können diese Dateien zwar öffnen, interpretieren komplexe Formatierungen, Schriften, Tabellen oder Makros aber nicht immer identisch. Ein Wechsel der Software kann dadurch aufwendig werden.
Das betrifft nicht nur Bürosoftware. Auch Layout-, Bildbearbeitungs- und Cloudprogramme verwenden eigene Dateiformate oder speichern wichtige Bearbeitungsinformationen innerhalb ihres Systems. Ist die ursprüngliche Anwendung später nicht mehr vorhanden, lassen sich Inhalte möglicherweise nur eingeschränkt öffnen oder verändern.
Warum offene Formate helfen
Offene Formate wie ODT, ODS und ODP sind öffentlich dokumentiert und können von unterschiedlichen Programmen verarbeitet werden. Das verbessert die Chancen, Dokumente auch nach vielen Jahren noch zu öffnen, zu übertragen und weiterzubearbeiten.
Offene Formate bedeuten nicht, dass auf Word, Excel oder andere etablierte Programme verzichtet werden muss. Entscheidend ist, bei wichtigen Dokumenten eine zusätzliche, möglichst herstellerunabhängige Fassung aufzubewahren.
Unsere Empfehlung aus der Praxis
- Bearbeitbare Texte, Tabellen und Präsentationen zusätzlich in einem offenen Format sichern
- Fertige, unveränderliche Dokumente als PDF archivieren
- Für Druckdaten möglichst ein geprüftes PDF/X verwenden
- Bei Layoutprojekten auch Originalbilder, Grafiken und Informationen zu verwendeten Schriften aufbewahren
- Konvertierte Dateien immer auf Umbrüche, Schriften, Tabellen und Bilder kontrollieren
Einfach gesagt: Bearbeitbare Dokumente brauchen ein möglichst offenes Arbeitsformat. Für fertig abgestimmte Unterlagen und Druckdaten ist PDF die verlässlichere Ausgabe- und Archivfassung.
Eine PDF bewahrt das Ergebnis – nicht unbedingt den Aufbau
Eine PDF kann die fertige Gestaltung zuverlässig festhalten. Sie enthält aber nicht automatisch alle ursprünglichen Ebenen, Verknüpfungen und komfortabel bearbeitbaren Elemente. Für spätere Änderungen sollten deshalb auch geeignete Ausgangsdaten erhalten bleiben.
Wir prüfen Ihre Druckdaten und beraten Sie, welche Dateien für die Produktion, spätere Anpassungen und eine langfristige Archivierung sinnvoll sind.
Zum Weiterlesen
Ausgangspunkt dieses Beitrags ist das Interview „Wie Dateiformate digitale Abhängigkeiten schaffen“ bei heise online.